Eine mittlerweile unschätzbare Hilfe für einige KMU ist das Tool zur Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses für die DSGVO. Im Jahr 2018 – wie auch heute noch – wird den meisten empfohlen ihr Verarbeitungsverzeichnis in einer Textverarbeitung oder gar in einem Exceltool zu erstellen. Das dies für ungeübte Arbeitskräfte eine Herausforderung ist, ist den meisten Consultern eigentlich egal. Dafür gibt es ja ein „Muster“ an dem man sich orientieren kann….
Tja – das es bedeutend einfach geht, zeigte die Entwicklung eines schlichten Tools zur Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses.
Unter (1) werden die Anwendungspakete aufgelistet
Unter (2) die dazu gehörigen Datenanwendungen des Arbeitspaketes
Unter (3) können die Details zur gewählten Datenanwendung festgelegt werden.
Am Punkt (4) sieht man den Grundgedanken der Hinter dem DSGVO-Tool steckt. Da im Verfahrensverzeichnis sehr – sehr oft wiederkehrende Textpassagen (wie Rechtsgrundlage; verwendete Ressourcen; Personen;…) aufgenommen werden müssen, müssten diese in einem Word immer und immer wieder kopiert werden. Nun ist dass ja noch nicht das Problem, aber bedenkt man die Änderungen in einem Betrieb und die darauf zu machenden Änderungen im Verfahrensverzeichnis, erkennt man relativ bald die mühsamen Aufwand den man zu bewältigen hätte.
Bis zum Einsatz meines Tools, hatten die Unternehmen es entweder gar nicht begonnen oder einfach nicht aktualisiert. Im Falle einer DSGVO-Prüfung ergibt sich dann leider oft das Problem, dass man aufgrund des fehlenden oder falschen Verfahrensverzeichnisses schon mal „schlechte Karten“ gegenüber der Behörde hat. Jedenfalls ist das Ansehen ob eines effektiven Datenschutzes extrem geschwächt…
In meinem Tool klickt man einfach die entsprechenden Blöcke an, die in diesem Anwendungspaket auch verwendet werden. Ändert sich der eine Block, zeigt sich die Änderung in allen Anwendungspaketen mit angewählten Block. Änderungen warn noch nie so einfach 🙂
Als „Tüpfelchen auf dem I“ hat man noch ein vollständiges Änderungsprotokoll der Datenanwendungen. In einer Textverarbeitung muss jede einzelne Änderung dokumentiert werden, da ja sonst auch der Nachweis auf Aktualität nicht wirklich durchgeführt werden kann 😉
Sollten Sie Interesse an diesem Tool haben, kontaktieren Sie mich gerne per eMail auf thomas@boehmwalder.at